个人信息处理规则

个人信息保护政策

APASYS株式会社（以下简称“本公司”）认为，妥善处理客户、业务伙伴、员工及其他相关人员的个人信息，是本公司应承担的社会责任。因此，本公司制定以下个人信息保护政策，并要求全体管理人员及员工遵守，切实保护个人信息。

1. 收集个人信息时，我们会明确使用目的，并在该目的范围内使用或提供相关信息。
2. 我们以合法、公正的方式收集个人信息，并向信息主体告知或取得其同意。
3. 我们确保所持有的个人信息符合使用目的，并保持准确、完整及及时更新。
4. 我们妥善管理所收集的个人信息，采取措施预防并纠正未经授权的访问、丢失、损毁、篡改及泄露等问题，努力确保信息安全。
5. 我们努力保持个人信息准确并及时更新，预防、纠正及防范未经授权的访问、丢失、损毁、篡改及泄露等问题。
6. 处理个人信息时，我们会明确使用目的、信息类别、管理责任人及披露对象等事项。
7. 收到有关个人信息的申请后，我们会按照本公司规定的程序核实申请人身份，并在法律法规另有规定的情形以外，及时披露相关信息。如发现本公司持有的信息与事实不符，我们会尽快更正或停止使用。对于个人信息处理方面的异议，我们也会妥善、迅速地处理。
8. 我们充分认识保护个人信息的重要性，对遵守相关法律、政府指引及其他规范承担说明责任，并制定内部规定、建立管理体制，持续改进个人信息保护工作。

制定日期：2026年9月27日
APASYS株式会社
代表董事兼社长：段大海（DUAN DAHAI）

个人信息处理规则

我们按照个人信息保护政策，妥善管理并保护客户、业务伙伴、求职者及员工等相关人员的个人信息。

具体处理规则如下。

1）收集的个人信息及收集方式

本公司收集的个人信息（A）及收集方式（B）如下。

A. 收集的个人信息

1. 客户、业务伙伴及受托业务中托管的个人信息（以下统称“客户等个人信息”），包括公司名称、部门、姓名、地址、电话号码及电子邮箱等
2. 求职者个人信息，包括姓名、出生日期、地址、电话号码、毕业院校及工作经历等
3. 员工个人信息，包括姓名、出生日期、地址、电话号码、工作经历及家庭情况等
4. 员工等相关人员的个人编号（My Number）

B. 收集方式

1. 直接向本人以书面形式收集，或通过网页表单收集
2. 直接向本人以书面形式收集
3. 核实身份后，直接向本人或其代理人收集

2）个人信息的使用目的

根据日本《个人信息保护法》第21条第1款及JIS Q 15001:2023，本公司公布以下个人信息使用目的，并在该范围内使用相关信息。

如有必要超出事先明确或公布的目的使用个人信息，我们会告知相关人员，并在取得其同意后使用。

A. 客户等个人信息

1. 响应咨询及业务请求
2. 账单、付款等业务处理，合同相关处理及业务联络
3. 事先告知并征得相关人员同意的其他用途

B. 求职者个人信息

1. 提供及联系招聘相关信息
2. 招聘选拔
3. 与上述目的相关的用途

C. 员工个人信息

1. 人事与劳动管理，包括绩效评价、岗位安排（含派驻及调任）、培训及招聘
2. 薪酬管理，包括工资与奖金的确定及退休金支付
3. 健康管理，包括健康检查及保健指导
4. 福利管理，包括员工储蓄计划及本公司产品折扣安排
5. 安全管理，包括防范犯罪、防灾及职业健康安全
6. 业务管理，包括工作联络、各类报告制作及协作平台信息发布

D. 员工个人编号（My Number）

1. 用于养老保险资格取得、确认及待遇领取手续
2. 用于雇用保险等资格取得、确认及待遇领取，以及Hello Work等机构的相关手续
3. 用于医疗保险费征收等保险机构手续、社会福利给付、生活保障及低收入群体援助等行政事务
4. 用于向税务机关提交的纳税申报表、通知及报表，以及税务机关内部行政事务
5. 用于地方政府条例规定的其他社会保障、地方税、防灾及类似行政事务

共同使用

在上述使用目的范围内，我们可能共同使用姓名、公司名称及地址等必要信息。对于此类个人信息，本公司负责妥善管理。

共同使用前，我们会明确所需信息的类别、使用范围、使用目的及管理责任方。

安全管理措施

我们设立个人信息管理责任人，按照相关法律法规实施内部管理，并针对可预见的风险采取以下适当安全措施。

1. 制定基本政策

   为确保个人数据得到妥善处理，我们制定有关遵守法律与指引、投诉咨询渠道等事项的基本政策。

2. 完善数据处理规则

   制定个人数据收集、使用、保存等环节的基本处理流程。

3. 组织层面的安全措施

   由责任人确认个人数据是否按照既定流程处理，并建立员工向责任人报告及沟通的机制。

4. 人员安全措施

   定期向员工开展个人数据处理注意事项培训。

5. 物理安全措施

   对处理个人数据的区域实施出入管理及设备携入限制，防止无权限人员查阅相关信息。

6. 技术安全措施

   明确可处理个人数据的设备及操作人员，防止不必要的数据访问。

7. 了解外部环境

   个人数据存储于境外时，我们会了解该国家或地区的个人信息保护制度，并采取相应安全措施。

个人信息的对外提供

除以下情形外，我们不会向第三方披露或提供客户等个人信息。

1. 已取得相关人员同意
2. 依据法律法规规定
3. 为保护他人的生命、身体或财产所必需，且难以取得相关人员同意
4. 在实现使用目的所需范围内，委托第三方处理个人信息
5. 因合并、公司分立、业务转让等原因发生业务承继

有关持有的个人数据及第三方提供记录的申请

本公司受理以下有关持有的个人数据使用目的告知、披露、更正、停止使用，以及第三方提供记录披露等申请。如需申请，请联系本公司的投诉咨询窗口。

1. 申请告知使用目的
2. 申请披露
3. 申请更正信息
4. 申请补充或删除信息
5. 申请停止使用
6. 申请删除及停止向第三方提供

身份核实材料

我们通过驾驶证、健康保险证、出生日期、地址及电话号码等资料核实本人或代理人的身份。可提交相关申请的代理人如下。

• 未成年人或成年被监护人的法定代理人
• 受本人委托提交相关申请的代理人

披露申请手续费

申请披露信息时，需在申请受理时支付1,000日元手续费（含消费税等）。

如本公司披露的个人信息与事实不符，将立即退还该费用。

个人信息相关咨询

如对您的个人信息或本公司的个人信息保护政策有任何疑问，请联系投诉咨询窗口。

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